1.电话接听

1.1电话机旁备纸、笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

1.2电话振铃三声之内必须及时接听。

2.来访人员接待

2.1礼貌待客，起身微笑服务。“您好，我们是明桥商务秘书，请问您找那位？您有预约吗？”

2.2如有预约应及时电话确认并做好来访人员的登记。在不离开工作岗位的基础上有效地把客人指引到相关部门。

2.3如来访人员没有预约，电话确认对方是否同意接待。

3.信息转达

3.1 如果是本单位的来电来访信息，最迟当天结束工作前传达给相应负责人。

3.2 如果是入驻公司或是合作公司的来电来访需及时转达给相应公司的负责人，并确认对方已经接收到信息，并且做好相关记录；如果因对方原因未能及时传达信息，应在不同时间联系对方至少3次。

4.文件收发

4.1 收到本公司的信件、传真、法律文书等文件需及时转交给收件人。

4.2收到合作公司的信件、传真、法律文书等文件时，先电话通知对方，等待对方上门取件；通过不同方式联系对方时，应当确认对方已经收到信息。

4.3 发送上述相关文件时应当同步做好信息登记工作；信件传真发送后应该电话通知收件人。

5.其他

5.1主动沟通和协调各部门之间的关系，对职权范围外的工作及时汇报。

5.2管理好前台的设备，如发现设备使用不正常时，应及时向相关人员汇报，并及时处理。

5.3维护好前台的卫生。文件资料要分类整理，保持接待区域内的卫生。

6.仪容规范

面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛；保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往；头发梳理整齐、面部保持清洁；保持唇部润泽，口气清新；手部干净，指甲修剪整齐；可以使用清新、淡雅的香水。

7.行为规范

7.1举止文明大方，注意坐姿、站姿。

7.2禁止打闹嬉戏，严禁上班时间大声喧哗。

7.3注意文明办公，禁止上网聊天。

7.4严格遵守《员工守则》。

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